Traitement des données à caractère personnel

L’accès au présent site web et l’application mobile titres-services (dénommées ci-après collectivement « le site ») et son usage sont soumis au respect et à l’acceptation inconditionnelle de l’ensemble des termes, conditions et mentions d’avertissement contenus dans le présent document. Par l’utilisation du site, vous acceptez expressément et sans limitation lesdits termes, conditions et mentions d’avertissement.

 

  1. Entités responsables

Sodexo Pass Belgium (ci-après « Sodexo »), dont le siège social est établi 15, Boulevard de la Plaine, B-1050 Bruxelles et ayant pour numéro d’entreprise BE 403.167.335 administre ce site.

Sodexo exécute les marchés publics relatifs à l’émission et le remboursement de titres-services au format papier et/ou électronique qui lui sont attribués par les pouvoirs adjudicateurs (les Régions de Bruxelles-Capitale, flamande et wallonne, ci-après « les pouvoirs adjudicataires » ou « le pouvoir adjudicateur »).

 

  1. L’utilisation des informations – droits intellectuels

L’ensemble du contenu de ce site est protégé par les droits intellectuels dont Sodexo et/ou les pouvoirs adjudicataires sont titulaires.

« Sodexo » et les autres noms de produits et/ou de services référencés sur ce site sont des marques déposées de Sodexo ou de ses sociétés sœurs. Vous n’êtes pas autorisé à modifier, copier, distribuer, transmettre, diffuser, représenter, reproduire, publier, concéder sous licence, transférer ou vendre toute information, logiciel, produit ou service obtenu à partir de ce site, ni écrire des œuvres dérivées des éléments précités, sans l’accord écrit et préalable de Sodexo.

 

  1. Informations diffusées sur le site

Les informations diffusées sur ce site proviennent de sources fiables. Cependant, Sodexo ne peut garantir le caractère complet, exact et/ou actuel de ces informations. Par ailleurs, les informations, produits et services inclus sur ce site peuvent comporter des inexactitudes techniques ou des erreurs de frappe. La responsabilité de Sodexo ou de ses sociétés sœurs ne peut être mise en œuvre pour quelque dommage que ce soit résultant du caractère éventuellement inadéquat, inexact, obsolète ou incomplet des informations diffusées sur ce site.

Par ailleurs, les informations présentées sur ce site ne constituent en aucun cas un conseil financier, de gestion, d’organisation du personnel ou une recommandation de quelque nature que ce soit : les données qui sont diffusées sur ce site le sont à titre purement informatif. Veuillez consulter le service commercial compétent pour recevoir des conseils spécifiques adaptés à votre situation.

L’utilisateur exploitera ces informations à ses risques et périls, avec discernement et esprit critique compte tenu de sa situation personnelle. L’utilisateur demeure seul maître et responsable des engagements qu’il contracte.

 

  1. Responsabilité de l’utilisateur des services

4.1. Généralités :

L’utilisateur est responsable du bon fonctionnement de son équipement informatique, de son modem, de sa ligne téléphonique ainsi que de son accès à Internet.

4.2. Services transactionnels

Une partie de ce site peut être consacrée à l’acquisition, l’utilisation et la consultation des produits et services de Sodexo ou de ses sociétés sœurs.

Les utilisateurs sont parfaitement conscients qu’ils s’engagent à utiliser cette partie transactionnelle en bon père de famille et dans le respect des règles, lois, réglementations et usages en vigueur.

L’utilisateur s’engage à avertir dans les plus brefs délais Sodexo en cas de difficulté rencontrée lors de l’envoi ou de confirmation de commande.

En cas de changement des données administratives propres à l’utilisateur, celui-ci est tenu d’en avertir Sodexo dans les 8 jours de la modification.

 

  1. Liens et hypertextes

Sodexo ou ses sociétés sœurs, ne sont en aucun cas responsables des liens hypertextes qui seraient créés à partir de sites web de tiers sur Internet via le site Sodexo.

Tout lien hypertexte effectué vers le site Sodexo à partir d’un autre site web doit faire l’objet d’une autorisation dûment obtenue au préalable de façon écrite et expresse auprès de Sodexo

Par ailleurs, le site Sodexo peut contenir des liens vers des sites web gérés par des tiers. Ces liens ne sont proposés que pour la commodité des utilisateurs. Sodexo n’exerce aucun contrôle sur les sites web précités et n’assume aucune responsabilité relative à leur contenu. L’insertion de ces liens ne signifie d’ailleurs pas que Sodexo ou ses sociétés sœurs approuvent les éléments contenus sur ces sites.

 

  1. Protection de la vie privée
  2. Finalités du traitement des données personnelles et base juridique

Sodexo collecte des données personnelles sur les personnes s’inscrivant au système titre-service en tant qu’utilisateur de titres-services (notamment via les données issues du registre national communiquées par le pouvoir adjudicateur et les formulaires de collecte disponibles sur le site), en vue de la finalité et sur la base juridique suivantes :

 

Finalité de traitement Base juridique
Collecte pour le compte des pouvoirs adjudicateurs des données à caractère personnel dans le but de (i) mener à bien votre inscription en vue de l’utilisation de titres-services, et (ii) d’accomplir toute autre obligation dans la gestion de titres-services et ce conformément au marché relatif à l’émission et le remboursement de titres-services au format papier et/ou électronique
  • Conformité à une obligation légale : loi du 20 juillet 2001 visant à favoriser le développement de services et d’emplois de proximité ainsi que l’Arrêté royal du 12 décembre 2001 concernant les titres-services ;
  • Exécution d’un contrat / marché public : cahiers spéciaux des charges des pouvoirs adjudicateurs

 

Vos données personnelles seront uniquement traitées par les pouvoirs adjudicataires et un nombre de prestataires externes limités qui en ont besoin pour permettre à Sodexo d’assurer la bonne gestion des titres-services.

Vous autorisez Sodexo et le pouvoir adjudicateur à utiliser vos données personnelles pour vous informer au sujet de tout ce qui concerne le système des titres-services. Il s’agit des communications opérationnelles qui vous permettent de gérer votre compte titres-services.

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations concernant notre politique en rapport avec les données personnelles que nous récoltons et traitons, nous vous recommandons de lire le texte qui suit.

  1. Catégories de données, et durée de conservation

 

L’utilisateur trouvera ci-après des informations sur les catégories de données à caractère personnel traitées par Sodexo et la durée de conservation de ces données.

 

Catégorie de données traitées* Durée de conservation des données
Les données issues du registre national communiquées par le pouvoir adjudicateur (vos nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de registre national et éventuelle composition de famille) Les données sont conservées conformément aux prescriptions des cahiers spéciaux des charges des pouvoirs adjudicateurs

 

Données techniques (adresse IP du terminal au moyen duquel vous commandez et gérez vos titres-services) Les données sont conservées conformément aux prescriptions des cahiers spéciaux des charges des pouvoirs adjudicateurs

 

 Éventuellement : vos données de contact, comme

le numéro de téléphone et l’adresse e-mail

Les données sont conservées conformément aux prescriptions des cahiers spéciaux des charges des pouvoirs adjudicateurs

 

Votre numéro de compte bancaire au moyen duquel vous effectuez le paiement de vos titres-services Les données sont conservées conformément aux prescriptions des cahiers spéciaux des charges des pouvoirs adjudicateurs

 

 

Les catégories de données à caractère personnel identifiés par un signe (*) dans les formulaires de collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour pouvoir vous fournir des titres-services. A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront pas être prise en compte.

 

  1. Accès aux données

 

La sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel de l’utilisateur sont d’une grande importance pour Sodexo. C’est pourquoi Sodexo restreint l’accès aux données à caractère personnel de l’utilisateur uniquement aux membres du personnel de Sodexo qui ont besoin d’en connaître afin de traiter les demandes de l’utilisateur ou de fournir le service convenu à l’utilisateur.

 

Sodexo est toutefois susceptible de communiquer les données à caractère personnel de l’utilisateur à des prestataires de services autorisés (par exemple : filiales du groupe Sodexo, prestataires techniques (hébergement, maintenance), conseils, etc.) auxquels Sodexo fait appel aux fins de la réalisation de ses services.

 

Sodexo n’autorise pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer les données, sauf dans la mesure nécessaire afin d’exécuter les services pour le compte de Sodexo ou respecter les obligations légales.

 

Par ailleurs, Sodexo peut partager des données à caractère personnel concernant l’utilisateur (i) si la loi ou une procédure judiciaire lui impose de le faire, ou (ii) si Sodexo considère que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée pour prévenir un dommage physique ou une perte financière, ou en lien avec une enquête concernant une activité illicite suspectée ou avérée.

 

  1. Droits de l’utilisateur

 

L’utilisateur peut exercer ses droits par le biais d’une demande écrite via le formulaire web qui est disponible sur ce site :

 

 

L’utilisateur dispose des différents droits exposés dans le tableau ci-dessous :

DROIT D’ACCES L’utilisateur peut demander l’accès à ses Données à caractère personnel. L’utilisateur peut également demander la rectification de ses Données à caractère personnel inexactes, ou à ce que les Données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

L’utilisateur peut demander toute information disponible concernant l’origine de ses Données à caractère personnel et peut demander à obtenir une copie de ses Données à caractère personnel traitées par Sodexo.

DROIT  A L’OUBLI Le cas échéant, le droit à l’oubli permet à l’utilisateur d’obtenir que ses Données à caractère personnel soient effacées lorsque :

(i)    les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

(ii)   l’utilisateur décide de retirer son consentement ;

(iii)  l’utilisateur s’oppose au traitement à l’aide de procédés automatisés utilisant des spécifications techniques ;

(iv)  ses Données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

(v)   ses Données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;

(vi)  leur effacement est obligatoire pour garantir le respect de la législation applicable.

DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT Le cas échéant, l’utilisateur peut demander à limiter le traitement lorsque :

(i)    il conteste l’exactitude des Données à caractère personnel ;

(ii)   Sodexo n’a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement ;

(iii)  il s’est opposé au traitement pour des motifs légitimes.

DROIT À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES Le cas échéant, l’utilisateur peut demander la portabilité des Données à caractère personnel le concernant qu’il a fournies à Sodexo dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à caractère personnel à un autre Responsable du traitement sans que Sodexo y fasse obstacle, lorsque :

a)    le traitement de ses Données à caractère personnel est fondé sur un consentement ou sur un contrat ; et

b)    le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

L’utilisateur a également le droit d’obtenir que ses Données à caractère personnel soient transmises directement à un tiers de son choix (lorsque cela est techniquement possible).

 

 

DROIT D’OPPOSITION AU TRAITEMENT DANS LE CADRE D’UNE PROSPECTION DIRECTE L’utilisateur a le droit de s’opposer (droit de « retrait ») au traitement de ses Données à caractère personnel (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque Sodexo traite les Données à caractère personnel de l’utilisateur Données sur la base de son consentement, l’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment.
DROIT DE NE PAS FAIRE L’OBJET DE DÉCISIONS AUTOMATISÉES L’utilisateur a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques le concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire.
DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMPÉTENTE Si l’utilisateur a une réclamation à notre encontre, relative à la protection de la vie privée, l’utilisateur peut remplir et envoyer le Formulaire de demande/réclamation ou formuler sa réclamation par courriel ou courrier conformément à la Politique mondiale de gestion des Réclamations/Demandes de Sodexo. Si la réponse de Sodexo ne satisfait pas l’utilisateur, ce dernier peut chercher d’autres recours en contactant l’Autorité de contrôle ou le tribunal compétent(e). Il peut notamment contacter l’Autorité de contrôle chef de file de Sodexo, l’Autorité de contrôle belge (la « CPVP », www.privacycommission.be).

 

 

En cas de changement des données administratives propres à l’utilisateur, celui-ci est tenu d’en avertir Sodexo dans le mois de leur modification.

Pour de plus amples informations, l’utilisateur peut s’adresser au registre public disponible auprès de la Commission de la protection de la vie privée.

  1. Sécurité des traitements de données personnelles

Sodexo s’engage à mettre en œuvre toutes mesures techniques ou organisationnelles nécessaires pour protéger les données à caractère personnel, afin notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

  1. Utilisation de cookies

Un ou plusieurs cookies seront placés sur le disque dur des ordinateurs accédant au site de Sodexo. Un cookie est un petit fichier émis par un serveur consulté par un utilisateur et enregistré sur le disque dur de celui-ci. Les cookies envoyés à partir du site de Sodexo enregistrent des informations relatives à la navigation sur le site de Sodexo effectuée à partir de l’ordinateur sur lequel est stocké le cookie (les pages consultées, la date et l’heure de la consultation, etc.) et permettent d’identifier les visites successives des visiteurs, afin notamment de personnaliser ces dernières.

Dans cette optique, Sodexo s’engage à garantir le droit des utilisateurs de s’opposer aux cookies. Les personnes connectées au site de Sodexo peuvent en effet s’opposer à l’enregistrement de cookies en modifiant les options des logiciels de navigation figurant sur leur ordinateur (rubrique préférences sous Netscape, et rubrique Internet Options sous Internet Explorer). Cependant, Sodexo attire l’attention des utilisateurs sur le fait que, dans un tel cas, l’accès à certains services du site de Sodexo peut se révéler altérée, voire impossible. Aucun cookie ne contient d’informations vous rendant susceptible de pouvoir être contacté par téléphone, e-mail ou snail mail.

  1. Politique en matière de vie privée et confidentialité

Sodexo se réserve le droit de contrôler et d’examiner les informations se rapportant aux messages, telles que le contenu, leur provenance ou leur destination, s’il est raisonnablement en mesure de croire que tout ou partie de ces communications ont trait à des activités illégales ou illicites, ou s’il en a reçu l’ordre des autorités compétentes. Sauf si le contrôle est effectué à la requête des autorités compétentes, le contrôle de Sodexo ne pourra porter que sur les messages à caractère public ou non-confidentiel, c’est-à-dire les informations se trouvant sur une page web, les messages que l’on trouve dans les forums de discussion ou les mailings informatiques, sans que cette liste ne soit limitative.

Sodexo peut prendre les mesures nécessaires pour assurer une bonne gestion du système informatique. Il peut à cet égard accéder à toute communication stockée dans son système informatique.

L’utilisateur s’engage à conserver le caractère secret et confidentiel de son mot de passe et de son code d’accès. Toute utilisation des éléments d’identification est faite sous l’entière responsabilité de l’utilisateur. En cas de perte ou de vol ou d’utilisation frauduleuse de l’un de ces éléments, l’utilisateur est tenu d’en avertir Sodexo dans les plus brefs délais, cette notification devant être confirmée par lettre recommandée. La responsabilité de l’utilisateur n’est dégagée que le jour ouvrable qui suit le jour de la réception de la lettre recommandée.

 

  1. Restriction d’accès

Sodexo se réserve le droit de refuser à tout utilisateur, l’accès à tout ou partie du site Sodexo, unilatéralement et sans notification préalable, notamment en cas de violation des présentes conditions d’utilisation.

 

  1. Sécurité virus

Sodexo a mis en place des systèmes de sécurité conformes au développement technologique récent afin de protéger ce site, son système informatique et télématique, ses bases de données et les échanges de données avec les utilisateurs. Un système de protection contre les formes connues et détectables de virus est également en place. Ces systèmes de protection seront régulièrement adaptés et mis à jour.

L’engagement que Sodexo prend à cet égard est un engagement de moyen et non de résultat.

Par conséquent, sauf négligence manifeste ou dol, Sodexo et ses sociétés sœurs ne pourront être tenues pour responsables de dommages, dégâts, interruptions, défauts, vols, pertes, destructions ou modifications de données causés par l’accès illicite ou dans le but de nuire d’une tierce personne à son système informatique, à celui de Sodexo ou à celui d’un utilisateur, ou suite à un virus en provenance du site Sodexo de l’Internet ou du système informatique de Sodexo ou d’un utilisateur.

 

  1. Interruption d’accès au service

Sodexo met en œuvre tous les moyens raisonnables à sa disposition pour assurer aux utilisateurs l’accès aux services proposés sur son site.

Sodexo ne peut être tenue responsable de toute panne de machine, coupure de ligne ou de courant, vol, effraction, erreur système ou tout autre événement échappant au contrôle raisonnable et qui rendrait les services proposés sur le site inaccessibles ou défectueux.

Sodexo peut interrompre sans préavis l’accès au site ou à une partie de celui-ci afin d’en assurer la maintenance ou d’y apporter des améliorations, en cas de force majeure, en cas de risque d’usage abusif ou de fraude, ou en cas de survenance d’un événement hors de contrôle sans aucune obligation ni indemnisation quelconque suite à l’interruption de l’accès.
Sodexo s’efforcera néanmoins d’informer dans des délais raisonnables les utilisateurs des interruptions intervenues.

 

 

  1. Communication

La communication envoyée aux utilisateurs des services proposés sur ce site, qu’elle soit sous forme électronique ou postale, sera réputée reçue par l’utilisateur en personne.

 

  1. Modification des conditions générales d’utilisation

Sodexo se réserve le droit de modifier les termes, conditions et mentions d’avertissement en vertu desquels ce site vous est proposé.

 

  1. Droit applicable et tribunaux compétents

Le site est géré à partir des bureaux de Sodexo et est soumis au droit belge. En cas de conflit, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents.

 

Sodexo invite les utilisateurs à lui signaler tout contenu illicite qui serait disponible à partir de ses services afin qu’elle puisse prendre les mesures nécessaires et adaptées pour effacer cette information ou la rendre inaccessible