Etape 1 : Vous encodez vos travailleurs dans votre espace web sécurisé

Lorsque l’utilisateur opte pour les titres-services électroniques comme moyen de paiement, les aide-ménagères doivent elles-mêmes encoder leurs prestations.

Afin de pouvoir encoder leurs prestations, les aide-ménagères doivent utiliser un identifiant SVI (Serveur vocal interactif) qui leur est propre. Pour obtenir cet identifiant, vous devez enregistrer vos aide-ménagères sur votre Espace Sécurisé.

Vos travailleurs peuvent enregistrer leurs prestations par téléphone ou via l’application mobile Job Tracker.

Etape 2 : Vous fixez avec l’utilisateur les modalités pratiques des prestations

L’utilisateur  vous contacte et détermine avec vous les modalités pratiques des prestations souhaitées : convention utilisateur, jour, horaire, etc. Vous vous engagez, en tant qu’entreprise agréée, à effectuer les prestations selon les modalités convenues.

Etape 3 : Vous expliquez le fonctionnement des titres-services électroniques à vos aides-ménagères

Voici la marche à suivre pour que vos travailleurs utilisent correctement le système des titres-services électroniques :

1

Informez-les correctement sur les activités autorisées

2

Communiquez l’identifiant et le mot de passe SVI que l’aide-ménagère devra encoder

3

A la fin de la prestation, le travailleur appelle:

  • gratuitement le 0800/35530 via le téléphone fixe de l'utilisateur ou

  • au tarif zonal le 02/547 5497 via un téléphone portable

  • ou utilise gratuitement l'application mobile Job Tracker.

Ces numéros sont accessibles 24h/24 et 7j/7.

4

L’aide-ménagère encode: son numéro d’accès personnel, le type de prestation, le nombre d’heures prestées.

Vous pouvez également encoder vous-même les prestations via l’Espace Sécurisé. Dans ce cas, l’utilisateur est obligé de confirmer manuellement la prestation de l’aide-ménagère.

Etape 4 : Vous validez et/ou modifiez les prestations

1

2

Vous pouvez modifier le nombre d’heures prestées et le type d’activité.

3

Vous pouvez également annuler des prestations.

4

Si vous ne faites rien, les prestations encodées par l’aide-ménagère seront validées automatiquement après 5 jours ouvrables.

5

Lorsque la prestation est validée, le système envoie une communication à l’utilisateur l’invitant à confirmer la prestation.

6

Les prestations enregistrées par le travailleur seront confirmées ou rejetées par l'utilisateur. Sans réponse de sa part dans les 4 jours, elles seront automatiquement confirmées.

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Les utilisateurs qui partent en vacances et qui utilisent des titres-services électroniques ont la possibilité d’allonger le temps mis à leur disposition pour valider les prestations de leur aide-ménagère. Ces absences ne vous seront pas communiquées, les utilisateurs doivent vous contacter et vous en avertir.

Etape 5 : Remise et demande de remboursement

Pour communiquer les prestations à Sodexo et demander le remboursement des titres-services, vous avez le choix entre:

1

Encodage manuel: Encodez manuellement la remise des titres-services validés et confirmés et valables sur votre Espace Sécurisé.

2

Remise automatique : Vous pouvez également faire une demande de remise automatique sur votre Espace Sécurisé. Les remises de titres-services électroniques seront automatiquement encodées de manière quotidienne ou hebdomadaire.

Vous devez faire une demande de remboursement de titres-services à Sodexo pour que ceux-ci soient remboursés. Sodexo ne pourra rembourser que les titres-services valables pour l’entreprise agréée.

La durée de validité des titres-services est de 7 mois.